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¡Deja de plantear RFP para todo!

Publicado: jun. 19 , 2019
Autor: Brian Buck    

¿A qué hace referencia RFP? A hacer constantemente solicitudes de propuestas a través de un proceso de licitación a proveedores potenciales. 

Recientemente, recibimos una solicitud de propuesta  (RFP ) en un documento de diez páginas. De ese documento completo, se dedicaron 92 palabras al alcance del proyecto, mientras que 2,535 se comprometieron con las reglas de compromiso de la propuesta. Este es solo un ejemplo del mal uso de una RFP. Muchas organizaciones de compra no se dan cuenta de que si utilizan incorrectamente el proceso de RFP, no llegará a una solución que satisfaga sus necesidades, el proceso tardará más tiempo en completarse y probablemente pagarán de más. En otras palabras, a veces hacen todas las cosas que se supone que el proceso de RFP debe evitar. Aquí hay algunas formas en que los compradores están haciendo un mal uso de las RFP y qué se puede hacer al respecto.

En primer lugar, si solamente dedica el tres por ciento de su documento de solicitud de propuesta al problema en cuestión, ¿cómo puede esperar encontrar la solución adecuada, y mucho menos configurar un socio para el éxito? Esa es la primera prueba de fuego: ¿Puedes definir con firmeza el problema? Si no puedes, es posible que aún no esté en la etapa de RFP. Una RFP (o RFI) sin duda puede brindarle información para ayudarlo a formular su plan, pero si realmente está en un punto en el que no tiene una visión clara de su problema o cómo resolverlo, puede ser más ventajoso  que invite a ciertos proveedores a la mesa para tener una conversación. Esto le dará la posibilidad de tener una conversación más fluida, así como la oportunidad de comenzar a establecer una relación con el proveedor. Al vendedor también le encantaría tener el diálogo y, más que probablemente, compartirá más  con en este formato que lo que podría en una RFP.

La segunda aplicación errónea común es usar la RFP para la “compresión anual”. A menudo, los compradores utilizan el proceso de RFP para presionar a los proveedores existentes. Esto se vuelve particularmente obvio cuando el comprador rara vez cambia de proveedor sin importar la cantidad de RFP que ejecutan. Esto comienza a condicionar a los oferentes a no ofertar o no poner mucho esfuerzo en la respuesta. De hecho, nuestra Encuesta de compradores / vendedores de 2018 mostró que casi la mitad de todos los vendedores que actualmente no hacen negocios con el comprador no responderán a una RFP (esto mejora ligeramente a un tercio si existe una relación sin un negocio comprometido). El punto es que los oferentes ven a través de esta táctica y responderán (o no) en consecuencia.

El tercer problema común es el uso de una RFP para adquirir un servicio que se define subjetivamente. Los productos y servicios con necesidades definidas, especificaciones claras y poca o ninguna ambigüedad de alcance son más adecuados para una RFP. En contraste, un conjunto de servicios que es muy subjetivo o complejo crea problemas dentro del proceso de RFP. Estas soluciones a menudo necesitan una cantidad extraordinaria de explicación sobre cómo funcionan y cómo se implementan.

Por lo general, se pueden implementar en una variedad de configuraciones y tienen innumerables personalizaciones. Una RFP en realidad limita su capacidad para obtener la mejor solución, porque no fomenta una conversación o creatividad; en última instancia, no permite al oferente presentar sus mejores ideas. Para estas soluciones complejas, recomendamos enfáticamente renunciar al proceso de RFP y tener una conversación. No hay nada de malo en hablar con múltiples proveedores, pero obtendrá mucho más de la conversación al tiempo que le permitirá al oferente llevar sus mejores ideas a la mesa de lo que lo haría con una RFP estricta y basada en procesos.


Para todas las RFP que ejecute, le recomendamos que las haga extremadamente específicas e incluyan un alcance detallado del trabajo (¡debe exceder de 92 palabras!). También recomendamos que aliente las respuestas alternativas como un apéndice. Sus proveedores son expertos en sus mercados y pueden tener mejores ideas que usted no ha considerado. Cuanto más estratégicamente utilice el proceso de RFP, mejores serán los resultados.

 

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